Podmínky pro výplatu dávky důchodového pojištění zvláštnímu příjemci jsou dány ustanovením § 10 a § 118 zákona ČNR č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZOPSZ).

Další právními předpisy, podle nichž se postupuje při stanovení zvláštního příjemce: 

• zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (místní příslušnost, zahájení řízení, účastníci řízení, ustanovení opatrovníka)
• zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů (správní řízení je vedeno v rámci samostatné působnosti)
• zákona č. 129/2000 Sb., o krajích, ve znění pozdějších předpisů (krajský úřad přezkoumává rozhodnutí vydané obecním úřadem).

• občan na základě rozhodnutí obecního úřadu, v odůvodněných případech může být zvláštním příjemcem ustanovena právnická osoba
• občan, kterému byl sirotčí důchod vyplácen do dne nabytí svéprávnosti dítěte.

V ustanovení § 118 odst. 3 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení jsou uvedeny důvody k ustanovení zvláštního příjemce.
Jedná se o případy, kdy:

• výplatou dávky dosavadnímu příjemci by se zřejmě nedosáhlo účelu, kterému má dávka sloužit
• byly by poškozovány zájmy osob, které je důchodce povinen vyživovat
• nemůže-li oprávněný, popřípadě jeho zákonný zástupce nebo opatrovník, výplatu přijímat

Souhlas oprávněného, tedy poživatele dávky důchodového pojištění (popř. jeho zákonného zástupce nebo opatrovníka) se vyžaduje jen v případě, že oprávněný, popřípadě jeho zákonný zástupce nebo opatrovník, nemůže výplatu přijímat. Tento souhlas se nevyžaduje, pokud oprávněný, popřípadě jeho zákonný zástupce nebo opatrovník, vzhledem ke svému zdravotnímu stavu, nemůže podat vyjádření k ustanovení zvláštního příjemce.
V případě, že obecní úřad pro správní řízení v dané věci musí ustanovit oprávněné osobě (důchodci) opatrovníka podle ustanovení § 32 správního řádu, je třeba vhodnou osobu nejprve hledat v rodině a blízkých osobách oprávněné osoby. Tento opatrovník nemůže být ustanoven zvláštním příjemcem důchodu oprávněné osoby. 

Správní řízení v dané věci je vždy zahájeno z moci úřední. Podnět k zahájení správního řízení může být podán oprávněnou osobou, rodinným příslušníkem nebo i jinou osobou. Obecní úřad ve lhůtě 30 dnů vyrozumí podatele /pokud o takové vyrozumění požádal/, zda byly či nebyly shledány důvody pro zahájení řízení. Oznámení o zahájení řízení, případně spojené s možností seznámit se s podklady pro rozhodnutí podle § 36 SŘ, musí být oznámeno všem účastníkům řízení (viz ustanovení § 46 a 47 SŘ) tj. oprávněné osobě případně jeho opatrovníkovi a osobě, která má být ustanovena zvláštním příjemcem.

Správní orgán posoudí všechny rozhodné skutečnosti, v případě neúplných či nejasných  podkladů si vyžádá jejich doplnění a rozhodne.

Po nabytí právní moci zasílá správní orgán rozhodnutí na vědomí ČSSZ v Praze, která dále zajišťuje výplatu dávky důchodového pojištění zvláštnímu příjemci důchodu.

Proti rozhodnutí o ustanovení zvláštního příjemce mohou účastníci řízení podat odvolání ve lhůtě 15 dnů.
Včas podané odvolání proti rozhodnutí má odkladný účinek. Odkladné účinky nemá opožděné odvolání.

Povinnosti zvláštního příjemce jsou uvedeny v ustanovení § 118 odst. 4 ZOPSZ:

• používat dávku pouze ve prospěch oprávněného a osob, které je oprávněný povinen vyživovat, 
• používat dávku dle pokynů oprávněného, který nemůže výplatu dávky přijímat,
• podat, na žádost oprávněného nebo obecního úřadu, který jej stanovil, písemné vyúčtování dávky, která mu byla vyplacena, a to do 1 měsíce.

Obecní úřad zruší rozhodnutí o ustanovení zvláštního příjemce pokud (viz ustanovení § 118 odst. 5 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení ):

• odpadly důvody, pro které byl zvláštní příjemce ustanoven,
• neplní-li některou z povinností zvláštního příjemce uvedenou v ustanovení § 118 odst. 4 zákona 582/1991 Sb. 

Podnět k zahájení správního řízení může být podán oprávněnou osobou (poživatelem důchodu), rodinným příslušníkem nebo i jinou osobou.